In diesem Schritt wird zusammen mit dem Kunden eine systematische Aufnahme der Abläufe und der notwendigen Rahmenbedingungen erhoben. In Produktionsprozessen sind die Abläufe meist gut definiert. Eine systematische Erhebung aller organisatorischer Einflussparameter, Bedarf diverser auftragsbezogener Informationen (Kunden-, Produkt-, Logistikanforderungen), sowie logistischer oder qualitativer Informationen zeigt oft ein anderes Bild. In die Diskussion werden oft auch „inoffizielle“ Alternativabläufe transparent, deren Zweckmäßigkeit und Ursache berücksichtig werden müssen.
Durch Einbindung der involvierten Mitarbeiter und Bereiche können organisatorische Themen bearbeitet und gelöst werden. Dabei werden unterschiedliche Wahrnehmungen oder vermeintliche Anforderungen thematisiert und gelöst. Es bietet sich für den Prozesseigner die Möglichkeit eine neue Umsetzungsstrategie und Taktik festzulegen sowie Prozessziele / Nichtziele und aktualisierte Anforderungen an alle Interessensgruppen (Stakeholder) zu kommunizieren.
